Tactisch Inkoopadviseur

Functienaam en referentie
Tactisch Inkoopadviseur referentie AR 2011-060

De opdracht
De tactisch inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het zelfstandig uitvoeren en begeleiden van complexe inkooptrajecten met een contractwaarde hoger dan de Europese aanbestedingsgrens conform wet- en regelgeving.
Hierin is de inkoper betrokken bij alle facetten van het aanbestedingstraject van voorbereiding via uitvoering tot afronding en decharge.

De inkoopadviseur kan een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de Gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente. 


Aandachtsgebieden
De werkzaamheden richten zich op inkoop- en aanbestedingstrajecten, marktonderzoek, contractbeheer en het bijhouden van gestandaardiseerd inkoopprocessen


Inkoop- en aanbestedingstrajecten:

• Voert zelfstandig tactische en / of strategische inkooptrajecten uit waaronder Europese aanbestedingen.
• Formuleert de verschillende verwervingsstrategieën en bepaalt mede met de opdrachtgever welke strategie bij welke situatie past.
• Beschrijft en adviseert in overleg met de opdrachtgever, gebruiker en “deskundigen” onder andere het pakket van functionele en technische specificaties, juridische regelgeving, richtlijnen Europese Unie, milieuaspecten, leveringscondities, prijs, kwaliteit en kwantiteit.
• Overlegt met interne klant / proceseigenaar vooraf aan het afsluiten van te gunnen contracten met leveranciers, of offerte(s) antwoord geven op wat in de offertevraag gesteld is. Indien dit niet het geval is stelt de inkoopadviseur een aantal vervolgstrategieën voor.
• Adviseert de opdrachtgever over gunning en begeleidt de opdrachtgever betreffende de besluitvorming over gunning.
• Draagt zorg voor de juiste toepassing van de (gestandaardiseerde) aanbestedingsdocumenten en is verantwoordelijk voor een juiste inhoudelijke weergave van de inkoopbehoefte. 
• Controleert de offertes van (potentiële) leveranciers in inkoopdocumentatie betreffende inkoopcontract of hierin wordt voldaan aan de wensen eisen van de interne klant, gebruiker en “deskundigen”.
• Is in staat om het belang van de gemeente in de af te sluiten overeenkomsten centraal te stellen.
• Beschikt over de kwaliteiten om in multidisciplinaire teams te opereren en hierin tot consensus te komen over de wensen en eisen m.b.t. de aan te schaffen producten / diensten.
• Verantwoordelijk voor het opstellen van (raam)overeenkomsten met de leveranciers en zorgt voor een juiste toetsing in deze.
• Is in staat om juridische stukken te lezen, te begrijpen en aan te passen aan hetgeen voor het aanbestedingstraject noodzakelijk is. Hieronder vallen het (dan wel, niet, gedeeltelijk) toepasbaar verklaren / aanpassen van de inkoopvoorwaarden en standaardovereenkomsten.
• Stelt een onafhankelijk geformuleerd gunningsadvies op, op basis waarvan bestuurlijke besluitvorming kan plaats vinden door gemandateerden.
• Voert aanbestedingen uit waarbij de risico’s op juridische conflicten tot een minimum beperkt worden.
• Toetst potentiële leveranciers voor contractering op financiële gezondheid opdat financiële risico’s voor de gemeente tot een minimum beperkt zijn.
• Voert implementatiewerkzaamheden uit die voortvloeien uit nieuw afgesloten inkoopovereenkomsten.

Marktonderzoek

• Stelt leveranciersmarkt vast (marktonderzoek) door op actieve wijze marktonderzoek te doen.
• Stelt een interne- en externe risico- en stakeholderanalyse op om de verwachte probleemgebieden in kaart te brengen om hier proactief op te kunnen inspelen.
• Bezoekt beurzen, analyseert prijsverhoudingen en verricht onderzoek naar de continuïteit van leveranciers.
• Ontwikkelt een databank voor inkoopdocumentatie, product en leveranciersgegevens. 
• Signaleert de te verwachte ontwikkelingen en probleemgebieden voor het inkooptraject, de mogelijkheden en onmogelijkheden en adviseert proceseigenaar (opdrachtgever) over mogelijke oplossingsrichtingen. 
• Onderhoudt contacten met betrokken interne partijen betreffende leveranciers.
• Signaleert en vertaalt veranderingen in Wet- en regelgeving naar concrete adviezen voor betrokken interne partijen.

Contractbeheer

• Beheert en bewaakt contracten betreffende diensten en producten waaronder abonnementen, huurovereenkomsten en verhuurovereenkomsten, mantel / raam overeenkomsten met gecontracteerde leveranciers.
• Stelt actieplan op en coördineert deze in het geval van surseance van betaling en / of faillissementen van leverancier.
• Bewaakt de contractueel overeengekomen condities, signaleert afwijkingen en onderneemt hierop acties.
• Onderhoudt contacten met geselecteerde leveranciers. Hieronder vallen ook bezoeken op locatie van leverancier.
• Onderhandelt met gecontracteerde leveranciers, in opdracht van de proceseigenaar betreffende contractwijzigingen inclusief prijsstellingen.

Bijhouden gestandaardiseerde inkoopprocessen

• Zet zich proactief in om de inkoopfunctie binnen het concern continue te professionaliseren
• Doet voorstellen voor het verbeteren / optimaliseren van standaard (aanbestedings) documenten.
• Zorgt voor actuele processen en documenten betreffende aanbestedingswetgeving en de administratieve organisatie betreffende inkoopprojecten.
• Laat documenten en processen inkooptechnisch en juridisch toetsen.
• Signaleert wijzigingen, onjuistheden in processen en administratieve organisatie aan de proceseigenaar/ opdrachtgever en unitleider BMF.

De kandidaat
De kandidaat voldoet aan de gestelde en beschreven CV wensen zoals: opleiding en specialistische kennis en ervaring.

Daarnaast wordt tijdens het intakegesprek gekeken naar de volgende functie eisen en competenties van de kandidaat:

- Werkervaring: Minimaal 5 jaar ervaring als inkoopadviseur binnen publieke of vergelijkbare organisaties. Ervaring met werken is een pré.
- Goed op de hoogte van de Europese aanbestedingregels en de laatste ontwikkelingen
- Dient op inhoud een sparringspartner te zijn voor afdelingshoofden
- Ruime aantoonbare kennis en ervaring met complexe Europese aanbestedingen
- Ervaring bij inkoopprocessen met onaf¬hankelijke oordeelsvorming, benaderen contacten op open, standvastige en stimulerende wijze, bemiddelen, mogelijkheden / oplossingen zien en zoeken, actief interveniëren, omgaan met stress en zorgen voor vertrouwen.

- Kandidaat dient minimaal 5 jaar ervaring met het begeleiden van (complexe) EU aanbestedingen binnen de overheid;
- Kandidaat moet flexibel inzetbaar zijn;
- Kandidaat heeft aantoonbare ervaring op gebied van werken, leveringen en diensten;
- Kandidaat is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op inkoopgebied;
- Kandidaat heeft kennis van het ARW 2005;
- Kandidaat beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
- Kandidaat heeft oog voor interne en externe communicatie en verbinding;
- Kandidaat kan goed overtuigen, is klantvriendelijk en kan omgaan met weerstand;
- Kandidaat is in staat een aanbestedingsteam te begeleiden, (juridisch) te adviseren en indien nodig aan te sturen;
- Kandidaat is in staat complexe offerte aanvragen op te stellen in samenwerking met de vakafdeling;
- Kandidaat kan zelfstandig (raam) overeenkomsten opstellen;

CV eisen

• Minimaal 1 jaar relevante referentie ervaring als tactisch inkoopadviseur in een vergelijkbare opdracht in de afgelopen 5 jaren.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring op gebied van werken, leveringen en diensten
• Is in staat een aanbestedingsteam te begeleiden, (juridisch) te adviseren en indien nodig aan te sturen

CV wensen en selectiecriteria

• Afgeronde WO /HBO opleiding richting commerciële economie 10 %
• Afgeronde NEVI 1 en 2 of inkoopgerelateerde inkoopopleiding 15 %
• Heeft ruime kennis en aantoonbare ervaring met het aanbesteden van werken volgens Aanbestedings Regelement Werken (ARW) 2005 / europese regelgeving. 15 %
• Heeft ruime kennis en aantoonbare ervaring met het aanbesteden van leveringen/diensten volgens BAO/ europese regelgeving. 15 %
• Kan zelfstandig (raam) overeenkomsten opstellen. 10 %
• Minimaal 5 jaar ervaring met het begeleiden van (complexe) EU aanbestedingen binnen de overheid. 15 %
• Heeft ervaring met het begeleiden van aanbestedingsteams in een aanbestedingstraject 10 %

Overige informatie

• Standplaats: Gemeente midden Zuid Holland
• Startdatum: 23/05/2011
• Einddatum: 23/11/2011
• Uurtarief: inclusief reiskosten woon-werk en parkeerkosten, exclusief BTW. 
• Uren per week: 24-36
• Optie verlenging: 2 keer 3 maanden
• Reageren uiterlijk tot dinsdag 10 mei 9.00 uur
• ZZP'er: Zonder geldige VAR heeft het geen zin om te reageren.
Geïnteresseerd? Wij ontvangen graag uw CV (max 7 pag.) inclusief motivatie en vermelding van uurtarief. LET OP: Uit het CV moet duidelijk de inhoudelijke CV eisen van de opdrachtgever blijken.

Contactgegevens:
Peter van Oers
Email: ofm@wxs.nl
GSM: 06-54622220